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La secrétaire ou assistante de direction est la collaboratrice directe d’un cadre supérieur, d’un chef de service ou d’un chef d’entreprise. Elle est chargée de l'assister dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction.
La fonction de secrétaire requiert de solides qualités relationnelles. Organisation, méthode, bonne présentation, esprit d’initiative et autonomie lui sont demandés. La diversité des questions traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administration, représentants du personnel) font des capacités d’observation, d’adaptation et de discrétion les qualités indispensables d’une bonne secrétaire de direction.
Le CEFIG met sur le marché de l'emploi des Secrétaires professionnels et polyvalents répondants aux exigences du métier.
Les diplômes délivrés par le CEFIG sont :
1. Le DTS : les titulaires d’un baccalauréat série G1 ou A obtienne le DTS après deux années de formation
2. La Licence Professionnelle : sanctionne une année de formation après le DTS. Ce diplôme est très apprécié par les professionnels désirant renforcer leurs capacités.
3. Le Baccalauréat Professionnel.
Les candidats qui le désirent obtenir le diplôme d’Etat, le Brevet de Technicien Supérieur (B.T.S.) de l'Université Polytechnique de Bobo-Dioulasso peuvent se présenter aux examens y relatifs.
Plus diplômée et expérimentée que les autres secrétaires, la secrétaire de direction est la personne de confiance d’un ou de plusieurs directeurs. Elle gère les rendez-vous et l’emploi du temps de ces derniers. Elle prend connaissance de leur courrier, prépare leur correspondance, organise des réunions dont elle fait le plus souvent le compte rendu ou le relevé de conclusions. Elle supervise leurs déplacements professionnels. Dans une grande entreprise elle est parfois déchargée des tâches matérielles qu’elle confie à une assistante.
La secrétaire de direction sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur et transmet aux services concernés les instructions de ses supérieurs. Elle prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux destinataires. Elle sait où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.
En fonction des taches de secrétaire ci-haut citées, les dénominations de postes dédiés sont :
- Assistant (e) de direction
- Secrétaire de direction
- Attachée de direction
- Assistante services commerciaux
- Responsable service administratif
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Enseignement et contenu des formations
La formation est dispensée par des professeurs d’universités et des professionnels expérimentés. La formation dans les filières Secrétariat de Direction et Bureautique se déroule en commun pour les modules non spécifiques. Les outils adéquats d’apprentissages de langues, et des séances de travaux pratiques en salle machine assurent une formation de qualité.
Trouvez en téléchargement le contenu détaillé des formations.
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